Es klingt banal, kommt aber immer noch laufend vor in KMU. Gerade in kleinen Unternehmen und Startups sind die Firmeninhaber/innen absorbiert vom nicht gewinnbringenden Papierdschungel, da Sie selbst das Rechnungswesen verantworten. Eigentlich sollten Sie das Kerngeschäft vorantreiben...
Wie wäre es, wenn nicht nur die Ablage, sondern auch die aktuelle Finanzlage der Unternehmung jederzeit und überall verfügbar wäre?
Immer noch ist bei einigen Unternehmen das Bankkonto der Indikator, ob es dem Unternehmung gut geht oder nicht, doch das ist nur die halbe Miete. Was nützt ein voll gefühltes Bankkonto, wenn Sie einen noch grösseren Betrag den Sozialversicherungen schulden, welcher natürlich nicht auf dem Bankkonto ersichtlich ist?
Welche Vorteile bringt mir eine digitale Buchhaltung?
Immer verfügbar
Die aktuellen Zahlen sind immer verfügbar, egal ob am Wochenende oder am Strand von Mauritius. Sie brauchen nicht in der Buchhaltung anrufen. Aktuelle Liquidität lässt sich grob mit dem Banksaldo und den offenen Posten berechnen.Als Entscheider/in oder Firmeninhaber/in ist es wichtig, die richtigen Zahlen immer «up to date» zur Verfügung zu haben. Es kann nicht sein, dass Sie erst auf den nächsten Quartalsabschluss Ihres Treuhänders warten müssen.
Günstiger
Unabhängig davon, ob Sie eine Buchhaltungslösung im Unternehmen lokal betreiben oder diese komplett an einen Treuhänder ausgelagert haben, der Einsatz einer digitalen, servicebasierten Buchhaltungslösung erweist sich meist als günstiger: Keine Systemwartung und der Einsatz des Treuhänders für Basisbuchhaltungsarbeiten entfällt.
Weniger Doppelspurigkeit
Typischerweise wird eine Zahlung ausgeführt und ein paar Wochen später bucht der Treuhänder den Zahlungsbeleg ein. Mit einer digitalen Buchhaltungslösung wird Ausführung und Verbuchung direkt in einem Schritt erledigt.
Schnittstellen
Online-Buchhaltungslösungen bieten eine Vielzahl von Schnittstellen zu weiteren Tools an. So versorgt beispielsweise Ihr aktuelles Zeiterfassungssystem die Fakturierungsapplikation direkt mit den nötigen Informationen.
Treuhänder als Experte, statt Fliessbandarbeiter
Der Treuhänder wird nicht als Fliessbandarbeiter eingesetzt, sondern steht als Experte, als externer Finanzchef zur Verfügung. Er überwacht und korrigiert die Buchhaltung, er steht Analysen zur Verfügung und erledigt die Abschlussarbeiten.
Risiken der digitalen Buchhaltung
Neben den erwähnten Vorteilen einer digitalen, cloudbasierten Buchhaltung, birgt sie auch Risiken. Diese lassen sich aber gut abfedern:
- Klare Rollenverteilung nötig: welche Mitarbeiter erhalten welche Berechtigungen auf dem System?
- Aufbewahrungspflicht: es wird nach wie vor debattiert, welche Belege noch im physischen Original aufbewahrt werden müssen und welche Lösungen dies ersetzen können.
- Abhängigkeit vom Softwarehersteller: das «Onboarding» der Anbieter ist meistens sehr einfach, doch was ist, wenn Sie mal wechseln wollen? Bis heute konnte ich keinen Anbieter finden, welcher ein einfaches «Offboarding» anbietet.
8 Anbieter innovativer Tools für die digitale Buchhaltung
1. Bexio
Kann Buchhaltung, Lohnbuchhaltung und noch mehr. Erwähnenswert sind die Schnittstellen zu anderen Softwarelösungen.
2. swiss21.org / abaninja
Aus dem Hause Abacus, eine Software die mitwächst mit dem Unternehmen. Sobald das Unternehmen über die Gratisversion hinauswächst, bestehen Upgrademöglichkeiten.
3. yokoy
Für Spesen und Kreditkartenmanagement. Dank dem Einsatz künstlicher Intelligenz werden die Quittungen immer genauer verstanden und gebucht.
4. Tresio
Tolles Start Up welches sich auf die Liquiditätsplanung für KMU’s spezialisiert hat. Zieht die notwendigen Informationen direkt aus der bestehenden Buchhaltung ab.
5. debitoor
Rechnungsstellungstool von sumup.
6. Harvest
Zeiterfassungstool mit Fakturierung.
7. zapier
Onlinetool, welches Schnittstellen zu anderen Onlinetools herstellt.
Das Fazit vom Treuhänder
Die digitale Buchhaltung bietet eine riesige Chance, um Kosten zu optimieren und Entscheidungsgrundlagen effizienter zu gestalten.
Selbstverständlich ist eine digitale Buchhaltung auch weiterhin nur so gut, wie die Person, welche die Buchhaltung sorgfältig führt. Deshalb sind gute Prozessdokumentationen und Einschulungen unerlässlich.
Als Treuhänder möchte ich der Sparringpartner eines Unternehmens sein und dadurch meinen Kunden einen Mehrwert bieten.
Ich darf diverse Unternehmen bei Ihrem Weg in die digitale Buchhaltung begleiten, Ihre internen Mitarbeiter schulen und Ihnen als Ratgeber zur Seite stehen.
Bei Fragen rund um Buchhaltung, Finanzplanung, Personalwesen und Steuern, stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Gerne können Sie hierzu direkt einen Termin auf meiner Homepage buchen. www.adminster.ch
