Digitales Projektmanagement für digitale Dienstleister

Die Auswahl und Einführung einer passenden Projektmanagement-Software für digitalisierungswillige Dienstleister ist ein umfangreiches Vorhaben und gleichzeitig ein Projekt, welches im Durchschnitt nur alle 10 Jahre gemacht wird. Im Folgenden werden Herausforderungen und Lösungsanforderungen vorgestellt, zugeschnitten auf die Bedürfnisse von Dienstleistungsunternehmen. Diese reichen von der Zeiterfassung bis zum Kundenbeziehungsmanagement (CRM).

 

Grosser Digitalisierungsbedarf bei Dienstleistern

Viele Dienstleister arbeiten nach wie vor mit einem Sammelsurium an Werkzeugen. Nicht selten bestehen einige davon auch noch aus Papier, was zu einem hohen Anteil an Handarbeit führt. Gleichzeitig sind die vielen Tools wenig integriert und kaum dazu in der Lage, ihre Informationen ohne weiteres Zutun des Anwenders miteinander auszutauschen. So kann der zunehmende Wettbewerbs- und Digitalisierungsdruck bei Dienstleistern nicht bewältigt werden. Kommt hinzu, dass sich jüngere Mitarbeitende für solche Zustände kaum begeistern lassen und sich daher lieber Unternehmen suchen, welche auch IT-technisch auf der Höhe der Zeit sind.

Dienstleister führen ein Büro, wie viele andere Unternehmen auch. In einigen wichtigen Punkten arbeiten sie aber deutlich anders als Handelsbetriebe, Handwerker oder Unternehmen anderer Branchen. Daraus entsteht eine Reihe von Bedürfnissen, welche für Dienstleister durch eine gute Projektmanagement-Software erfüllt werden müssen.

 

Die Anforderungen an eine moderne Lösung

Eine moderne Lösung sollte eine Reihe von Anforderungen integral abdecken. Die fogenden 6 Themengebiete stehen dabei im Vordergund: 

1) Beziehungsmanagement

Dienstleister arbeiten für und mit Menschen. Eine passende Projektmanagement-Software muss daher der Komplexität in der Kundenbeziehung Rechnung tragen, indem sie die geschäftsrelevanten Verbindungen für alle am Projekt Beteiligten sicht- und nutzbar macht.

2) Zeit- und Leistungserfassung

Dienstleister verrichten Arbeit, die in Zeit gemessen wird. Die Zeiterfassung ist daher das Herzstück im Wertschöpfungsprozess von Dienstleistern und macht gleichzeitig jeden Mitarbeitenden zu einem Anwender der Projektmanagement-Software.

3) Aufwandrapportierung und Rechnungsstellung

Im Dienstleistungsunternehmen werden von allen internen und externen Mitarbeitern die Aufwände, Leistungen, Spesen und Fremdkosten auf die unterschiedlichen Projekte erfasst. Das muss schnell, einfach, sicher und ortsunabhängig geschehen. Am Ende des Monats müssen die Kundenrechnungen und die dazugehörigen Leistungsrapporte quasi «auf Knopfdruck» automatisiert erstellt, gedruckt oder sogar gleich an die Kunden gemailt werden können.

4) Projektplanung und Controlling

Für die Vor- und Nachkalkulation muss die Projektmanagement-Software Projekte und Mandate logisch strukturieren und planen und bereits während ihrer Umsetzung zuverlässig überwachen können. Sind wir auf Kurs? Oder liegen wir daneben und wenn ja, wie viel? Wo landen wir, wenn wir so weitermachen?

5) Dokumenten- und Informationsmanagement

Die Arbeit vieler Dienstleister produziert im Ergebnis Dokumente und Informationen aller Art. Diese sollten in einer guten Projektmanagement-Software für Dienstleister auch dort versorgt werden können, wo sie hingehören. Nämlich direkt zu den Kunden und ihren Projekten.

6) Dezentrales und mobiles Arbeiten

Dienstleister sind Wissensarbeiter, welche nicht mehr nur in ihrem Büro, sondern beim Kunden, in Shared Offices, unterwegs, zu Hause oder sonst wo arbeiten. Eine gute Projektmanagement-Software für Dienstleister muss dies überall und jederzeit ermöglichen, sicher und zuverlässig.

  

Akzeptanz und Investitionssicherheit sind Schlüssel zum Erfolg

Schon manches Software-Einführungsprojekt brachte nicht die Ergebnisse, die sich die Verantwortlichen vorstellten oder es erlitt sogar ganz Schiffbruch. Einer der häufigsten Gründe dafür liegt in einer schlechten Akzeptanz der Projektmanagement-Software durch die Mitarbeitenden. Was müssen Sie tun, damit Ihnen das nicht passiert?

Priorisieren Sie die Akzeptanz und machen Sie Betroffene zu Beteiligten, indem Sie alle in den Auswahlprozess der Software in geeigneter Weise involvieren. Die daraus resultierende Kaufentscheidung sollte für alle nachvollziehbar und transparent sein. Planen und setzen Sie die anschliessende Einführung seriös und mit realistischen Vorgaben um.

Last but not least, bewerten Sie Ihre Projektmanagement-Software betriebswirtschaftlich als echte Investition, die klar rentieren muss. Mithilfe einer Investitions-Nutzenrechnung, auf der Basis realistischer Annahmen aus Ihrem eigenen Unternehmen, ermitteln Sie den Amortisationszeitpunkt. Der sollte in der Regel nicht länger als 2-3 Jahre nach Einführung der Software erreichbar sein.

 

Weiterführende Literatur

In meinem Leitfaden «Mit der passenden Projektmanagement-Software zum digitalen Dienstleistungsunternehmen» für Unternehmerinnen, Unternehmer und Projektverantwortliche in KMU aller Dienstleistungs-Berufe und Branchen beschreibe ich im Detail alle Aspekte und Schritte der Auswahl und Einführung einer professionellen Projektmanagement-Software für Dienstleister. Das Buch kann kostenfrei auf unserer Website bestellt werden – hier geht’s zur Buchbestellung.

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