Die Angebote von Apps und Cloud Lösungen sind explosionsartig am Wachsen. In den letzten 12 Monaten haben wir viele Tools und Apps ausprobiert, einige schnell wieder entfernt, doch viele coole Apps sind heute im täglichen Einsatz. Wir stellen heute drei dieser Lösungen vor. Vielleicht lässt sich die eine oder andere auch in ihrem Unternehmen einsetzen um so gewisse Prozesse im Betrieb effizienter zu gestalten oder eben zu "digitalisieren".
Beispiel 1: Geschäftskommunikation digitalisieren mit SLACK
Kommunikation über Email ist bereits lange etabliert in der Geschäftswelt. Allerdings ebenfalls etabliert hat sich der unangenehme Nebeneffekt von überfüllten Mailboxen. Für eine schnelle und unkomplizierte Art der Kommunikation sind Chat Apps wie WhatsApp im privaten Kommunikationsbereich nicht mehr wegzudenken. Doch welche Chat App können Firmen verwenden? WhatsApp kommt eher nicht in Frage, da WhatsApp nur über ein Mobiltelefon und nicht am klassischen PC oder Laptop funktioniert.
Eine aus unserer Sicht interessante Lösung heisst SLACK (www.slack.com). SLACK lässt sich via App auf dem Smartphone installieren wie auch auf Laptops und PC's (Windows und Mac). Weitere integrale Funktionen neben dem klassischen Chat sind:
themenspezifische Kanäle (Channels):
- Alle zugelassenen Mitarbeiter können sich zum Thema des Kanals äussern. So lassen sich beispielsweise Projektteams einfach vernetzen.
- einfacher und direkter Austausch von Dokumenten.
- seit März 2016 verfügt SLACK über eine integrierte VOIP Funktion zum führen von klassischen Telefongesprächen.
Für kleinere Firmen ist die Benutzung von SLACK gratis, bei grösseren Firmen beträgt die Nutzungsgebühr USD 8 pro Nutzer und Monat (Standard Plan).
Beispiel 2: Projekt-Management und -Planung digitalisieren mit Trello
Sie haben eine Grosszahl von Projekten im Betrieb und pro Person etwa 152 Aufgaben zu erledigen. Alles ist irgendwo aufgeschrieben auf Zetteln und in Excel Tabellen, die ein Team Mitglied aktuell halten soll. Wenn sie sich ein Bild zu einem spezifischen Projekt machen möchten, haben sie dieses nicht gerade zur Hand oder es befindet sich nicht auf dem neusten Stand.
Um all die Projekte im Team zu verwalten und jederzeit eine aktuelle Übersicht über Aufgaben zu gewähren, bietet sich Trello an. Zugegebenermassen habe ich als strukturierter Schweizer etwas gekämpft zu Beginn mit dem Setup, bin heute aber ein Fan und verwalte damit sogar meine kleineren und grösseren privaten Projekte.
Trello ist jederzeit verfügbar und bedienbar auf dem Mobiltelefon oder über den Browser auf dem PC oder Laptop. Hier finden Sie eine Tour durchs Tool: https://trello.com/tour
Beispiel 3: Nie mehr Spesenbelege 'aufbügeln' und Formulare ausfüllen - das Smartphone erledigt's
Die online Lösung Expensify ermöglicht das Fotografieren von Spesenbelegen und diese so direkt in die App zu laden. Die App erkennt zuverlässig den Betrag, das Datum und den Dienstleister. In der Applikation wird der eigene Kontenplan hinterlegt und die fotografierten Spesen werden auf die entsprechenden Konten gebucht. Die Belege sind so sauber abgelegt und die Spesen werden jeweils z.B. am Monatsende mit einfacher „drag and drop“ Funktion einem Spesenreport zugeordnet. Ebenfalls in der Applikation werden Genehmigungsprozesse elektronisch eingerichtet. Darauf basierend kann die Buchhaltung effizient Spesen ausbezahlen und gegebenenfalls an Kunden weiterverrechnen. Die Einträge lassen sich elektronisch in die Buchhaltungssoftware übernehmen. Zeitgewinn und Schmerzreduktion sind gigantisch!
Expensify ist zwar wie viele Tools eine amerikanische Software, doch Expensify lässt sich einfach auf den Schweizer Markt parametrisieren. Eine Anleitung findet man hier: http://www.runmyaccounts.ch/buchhaltungs-hilfe/doku.php/expensify_einrichten.
Wir setzen alle drei Lösungen mit Begeisterung ein. Vielleicht ist die eine oder andere auch für ihren Betrieb eine Option.
