Oft wird die gewonnene Effizienz (z.B. dank automatischem Bankabgleich) sowie die Kostenreduktion durch teure Abstimmungsarbeiten des Treuhänders beim Jahresabschluss wieder verschenkt. Mit den folgenden Vorbereitungsarbeiten kann das Unternehmen dies verhindern, dem Treuhänder das Leben vereinfachen und so die Jahresabschlusskosten tief halten. Bexio die Business-Software kann dabei helfen.
- Eröffnungsbilanz per Beginn des Geschäftsjahres mit der Schlussbilanz des Vorjahres überprüfen.
- Gewinn (bzw. Verlust) des Vorjahres umbuchen und den Reserven gemäss GV-Protokoll zuweisen.
- Bank nach jedem Monatsende abstimmen und dokumentieren (PDF des E-Banking-Auszugs sowie des Kontenblatts der Buchhaltungssoftware sichern).
- Debitoren und Kreditoren Offene-Positionen-Listen per Jahresabschluss-Stichtag mit den Bilanzpositionen (üblicherweise sind das die Konten 1100 sowie 2000) abstimmen. Bei Differenzen, Ursache finden und bei Bedarf korrigieren (bei Übereinstimmung PDF von Konto 1100 und 2000 sowie Offene-Positionen-Liste sichern).
- Möglichst zeitnah um den Bilanzstichtag die noch nicht fakturierten Dienstleistungen bzw. angefangenen Arbeiten sowie das Inventar erfassen.
- MWST-Abstimmung: Wurde das MWST-Guthaben bzw. die MWST-Verbindlichkeit des Vorjahres mit den Zahlungen im Folgequartal ausgeglichen (dies ist einfach ersichtlich, wenn die MWST-Saldi auf das Konto „2201 Abrechnungskonto MWST“ übertragen werden)? Sind sämtliche Buchungen auf den MWST-Systemkonten 1170, 1171, etc. sowie 2200 mit Steuercodes verbucht? Für Fortgeschrittene: MWST-Umsatzabstimmung erstellen oder vorbereiten.
- Lohnbuchhaltung: Abgleich der Konten 5XXX (Lohn, Zulagen, Boni, etc.) mit der AHV-Bruttolohnsumme. Differenzen nachvollziehen (üblich sind Taggelder und nicht AHV-pflichtige Personen der Grund für Differenzen). Sozialversicherungsmeldungen gleich Anfang Januar einreichen, so dass die Schlussrechnungen frühzeitig vorliegen. Dadurch werden Abstimmungen im Personalaufwand vereinfacht.
- Spesen separat zur Salärzahlung auszahlen: Dies vereinfacht die Suche nach Differenzen beim Jahresabschluss wesentlich
Abgrenzungen des Betriebsaufwands: Überprüfen, ob 12 Mieten, 12 Internet-Monatsrechnungen, usw. gebucht sind. Falls nicht, transitorisch abgrenzen (z.B. greenTalk Dezember, „6510 Telefon“ an „2300 Transitorische Passiven“); auf der anderen Seite - Abgrenzungen von Vorauszahlungen wie bspw. Mitgliedschaften für kommendes Jahr mittels Buchungen auf „1300 Transitorische Aktiven“ berücksichtigen
- Buchungstexte ergänzen mit der jeweiligen Periode, bei Steuerrechnungen bspw. „Staats- u. Gemeindesteuer Akonto 2017“ oder „Direkte Bundessteuer definitiv 2016“. Dies vereinfacht Abgrenzungen beim Jahresabschluss.
Bonustipp für Startups: Überlanges Geschäftsjahr in Betracht ziehen. Viele Jungunternehmer wissen nicht, dass Sie das erste Geschäftsjahr ihres Unternehmens je nach Kanton auf bis zu 23 Monate ausdehnen können. Dadurch entfällt ein Jahresabschluss sowie eine Steuererklärung (Bsp. Gründung im März 2017 -> Erster Geschäftsabschluss per 31.12.2018).
Dieser Post erschien in ähnlicher Form im BLOG von leanrun, einem der digitalsten Treuhänder den wir kennen - der Name ist Programm! leanrun hilft unnötigen Ballast über Bord zu werfen und den Rechnungswesensprozess mit modernsten Web- und Mobile Apps zu verschlanken.
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