Strategische Digitalisierung in KMU

Die gesellschaftlichen und wirtschaftlichen Ereignisse der letzten Monate haben der Digitalisierung zu höherer Aufmerksamkeit verholfen. Digitalisierung ist kein neues Phänomen, sondern ein Prozess, der schon jahrzehntelang unaufhaltsam läuft und uns auch über die nächsten Jahrzehnte weiter begleiten wird. Viele eher konservativ eingestellte Firmen haben in den letzten zwei bis drei Jahren die Wichtigkeit der Digitalisierung erkannt. Diese holen aktuell auf – und sie sind besonders häufig KMU.

 

Eine kontinuierliche Reise – mit Zielen

Bei der Digitalisierung handelt es sich um ein Thema, mit dem sich die Führung, aber auch die Mitarbeitenden vieler Firmen immer wieder auseinandersetzen sollten.

Digital innovative Unternehmen befinden sich in der x-ten Iteration ihrer Digitalisierung.

Es gilt, den eigenen Pfad regelmässig kritisch zu hinterfragen und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen. Dies erfordert ein konstantes Auseinandersetzen mit dem Prozess.

Die Mühen sollen jedoch auch belohnt werden: Mit der Digitalisierung bieten sich zahlreiche Chancen. Die übergeordneten Ziele sind indes global und über verschiedene Branchen sowie Unternehmensgrössen hinweg ähnlich:

Digitalisierung ZieleAbbildung 1: Ziele der Digitalisierung in KMU (eigene Darstellung in Anlehnung an Arvanitis et. al. 2018)

 

Wichtige Integrations-Skills

Schon bei einer kurzen Betrachtung der verschiedenen Ziele wird klar, dass die Digitalisierung weit mehr umfasst als Produktions- und Buchhaltungsprozesse. Wenn sie erfolgreich sein soll, dann muss sie als umfassender Vorgang verstanden werden, welcher alle Aspekte des Unternehmens einbezieht – explizit auch die Unternehmenskultur, das Geschäftsmodell an sich und insbesondere die Mitarbeitenden.

Digitalisierung als umfassenden Vorgang inkl. Unternehmenskultur, Geschäftsmodell und Mitarbeiter verstehen

Zunehmend wächst das Verständnis dafür, dass eine Weiterentwicklung nur dann erfolgreich sein kann, wenn sie gut ins Unternehmen integriert wird. Verschiedene Methoden und Hilfsmittel können die Unternehmensführung dabei unterstützen, diese wesentlichen Aspekte der Digitalisierung nicht aus den Augen zu verlieren. Einen zentralen Aspekt stellt insbesondere auch das strategische Handeln in der Digitalisierung dar.

 

Spezialfall KMU mit Hürden und Vorteilen

Beim Thema Digitalisierung gibt es einige Unterschiede zwischen KMU und grösseren Unternehmen. So geben KMU an, dass insbesondere die hohen Kosten und die fehlende Kompetenz der Mitarbeitenden Hürden bei der Digitalisierung darstellen. Eine mögliche Interpretation liegt darin, dass der Zugang zu immer komplexeren IT-Lösungen zwar einfacher, die Integration ins Unternehmen aber stetig herausfordernder wird.

Digitalisierung HürdeAbbildung 2: Hürden der Digitalisierung im KMU (eigene Darstellung in Anlehnung an Gerhardt et. al. 2019)

Bestimmte KMU-Spezifika wirken sich auch positiv aus: Nicht selten sind KMU inhabergeführt und weniger von externen Finanzierungen abhängig. Dies ermöglicht, den Fokus auf einen nachhaltigen Erfolg des Geschäfts und der getätigten Veränderungen zu legen. Entscheidungen können rascher gefällt werden, was im schnelllebigen Prozess der Digitalisierung ein gewaltiger Vorteil ist.

 

Achtung vor Stolpersteinen: wo starten?

Umfragen und Studien zeigen, dass es vielen Entscheidungsträgern schwerfällt zu entscheiden, wo mit der Digitalisierung begonnen werden soll, welche Schwerpunkte zu legen sind und wie Massnahmen konzipiert und wirksam umgesetzt werden können.

In der Folge werden die Identifikation von spezifischen Potentialen, das Definieren von konkreten Zielen, die Ableitung sowie Planung von geeigneten Massnahmen und das Festlegen einer Digitalisierungs-Strategie vernachlässigt. In entsprechenden Studien schneidet die strategische Ausrichtung der Digitalisierung bei KMU unterdurchschnittlich ab.

Digitalisierung Strategie ErfüllungAbbildung 3: Maturität der Strategie-Erfüllung in Grossunternehmen und Kleinunternehmen

(eigene Darstellung in Anlehnung an Back et. al. 2017)

Die in KMU ohnehin häufig knappen finanziellen und personellen Ressourcen werden so nicht effizient eingesetzt. Gewonnen ist durch das Einsparen der Strategie meistens nichts.


Eine fehlende Strategie birgt grosse Risiken

Stattdessen folgt häufig eine rein IT-getriebene Digitalisierung. Gefährlich daran sind vor allem zwei Aspekte:

  • Einerseits läuft das Unternehmen Gefahr, allzu leicht den Heilsversprechungen von Software-Anbietern zu erliegen. Diese verkünden Mehrerträge oder Kosteneinsparungen im deutlich zweistelligen Prozentbereich mit vermeintlich pfannenfertigen Lösungen zu aktuellen Buzzwords wie Cloud, Robotics Process Automation oder Big Data Analysis.
  • Andererseits fehlt der Integrations- und Transformationsaspekt dieser Lösungen bei einem reinen IT-Fokus.
Vor allem die folgenden wichtigen Aspekte werden ausser Acht gelassen:

Strategiematurität
Abbildung 4: Fehlende Faktoren bei tiefer Strategiematurität

Die aktuellen Trendthemen und die entsprechenden IT-Lösungen haben grosses Potenzial. Zwingend für den Erfolg sind aber deren strategischer Einsatz und die gelungene Integration ins Unternehmen.

Der Wunsch nach einem raschen 'return on investment' begünstigt, dass IT-fokussiert digitalisiert wird, anstatt entlang der Stärken und Schwächen des eigenen Unternehmens. Begründen lässt sich dies damit, dass die Kosten für IT-Lösungen in den letzten Jahren gesunken sind und sich über innovative Betriebsmodelle wie SaaS (Software as a Service) oder Cloud-Hosting vermeintlich besser planen lassen.

 

Entscheiden wie man digitalisieren will

Ein zentraler Erfolgsfaktor der Digitalisierung ist somit das strategische Vorgehen. Dies betrifft KMU ebenso wie Grosskonzerne. Ohne konkrete Zielvorgabe und Planung haben Digitalisierungsvorhaben eine grosse Chance direkt zu scheitern oder langfristig hinter den Erwartungen zurückzubleiben.
Die Universität St. Gallen unterscheidet zwischen fünf verschiedenen Herangehensweisen an die Digitalisierung:


Digitalisierung Herangehensweise
Abbildung 5: Herangehensweisen an die Digitalisierung


Nicht für jedes Unternehmen funktioniert dasselbe Rezept. Dabei spielen unter anderem die Risikobereitschaft der Führung und die Veränderungsbereitschaft der Mitarbeitenden eine zentrale Rolle. Diese Faktoren müssen in einer sauberen Analyse der Ausgangslage erhoben werden. Anhand der identifizierten Potenziale lässt sich festlegen, welche Herangehensweise am erfolgversprechendsten ist.

 

Nicht um jeden Preis digital reif sein

Eine wichtige Erkenntnis muss zudem sein, dass durch einen hohen digitalen Reifegrad per se noch nichts gewonnen ist. Erfolg haben heisst nicht, auf einer bestimmten Skala weiter nach oben zu kommen, sondern die richtigen Vorhaben für das eigene Unternehmen umzusetzen. Es hilft, den berühmten «Schritt zurück» zu tun und die aktuellen Stärken und Schwächen des Unternehmens systematisch zu analysieren. Ein externer Blick kann hierbei helfen, blinden Flecken aufzudecken. Dieses Vorgehen ermöglicht es, Ziele festzulegen und einen Rahmen abzustecken, in dem die Firma ihren digitalen Weg weitergehen und die eigene Wettbewerbsposition stärken kann.

Mit dieser einfachsten Form der Strategieerarbeitung müssen weder hohe Kosten noch monatelange externe Beratung verbunden sein. Meist lässt sich die Strategie in wenigen Workshops definieren und so aufbereiten, dass sie allen Mitarbeitenden kommuniziert und von diesen verstanden werden kann.


Richtige Technologie wählen

Ist die Strategie erstellt, können gezielt Vorhaben und Massnahmen zu deren Umsetzung definiert werden. Nebst organisatorischen und prozessualen Themen können nun auch Technologien und Produkte am Markt gesucht werden, welche die eigene Strategie unterstützen. Der Einsatz erfolgt so bedarfsorientiert.

Mit konkreten Projekten lässt sich eine Roadmap bilden, welche den Digitalisierungspfad aufzeigt. Dieser nimmt Rücksicht auf die Spezifika der Unternehmung und insbesondere auf deren personellen und finanziellen Ressourcen. Für die einzelnen Vorhaben und den Einsatz von neuen Technologien sollen Ziele definiert werden. Nur so kann eine nachträgliche Auswertung zeigen, ob die ursprüngliche Intention erreicht werden konnten.

 

Soft Skills beachten

Eine Roadmap bietet ebenfalls die Chance, alle geplanten Vorhaben aufeinander abzustimmen. Dies zeigt Abhängigkeiten auf und ermöglicht es, Mehrfachaufwände zu verhindern und den Soft Skills die nötige Aufmerksamkeit zuzugestehen.

So ist es zentral, neue IT-Lösungen nicht einfach nur technisch einzuführen. Um künftig wirklich effizienter unterwegs zu sein, ist es wichtig, die Prozesse und die Organisation auf die neuen Möglichkeiten abzustimmen. Um die Akzeptanz der Lösung durch die Mitarbeitenden zu fördern, ist deren frühzeitiger Einbezug in das Vorhaben von grosser Bedeutung. Ebenso unterstützt eine nutzergerechte Ausbildung die Akzeptanz und effektive Nutzung der eingeführten Lösung. Für viele mögen diese Aspekte eine Selbstverständlichkeit sein. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass sie im Alltag schnell vergessen gehen.

In einer Vorlage für einen Projektsteckbrief, der im Rahmen der Roadmap-Gestaltung erarbeitet wird, können weitere wichtige Themen aufgelistet werden. So ist sichergestellt, dass im Zuge des Vorhabens nichts Wichtiges vergessen geht.


Digitalisierungsvorhaben
Abbildung 6: Beispiel eines Vorhabensteckbriefs für Digitalisierungsvorhaben


Unternehmen sollten sich in Digitalisierungsfragen dort externe Unterstützung holen, wo in-house eine gewisse Betriebsblindheit droht oder wo das Know-how der Mitarbeitenden fehlt. Eine unabhängige Beratung stellt dabei sicher, dass die Interessen der Firma im Zentrum stehen.

 

Das APP Vorgehensmodell

Die beschriebenen Faktoren wurden von der APP Unternehmensberatung bei der Definition des APP Vorgehensmodells zur Digitalisierung berücksichtigt. Dieses basiert auf dem ganzheitlichen Transformationsgedanken, welcher Unternehmensspezifika und Soft Skills ebenso einbezieht wie die rein technologischen Faktoren. Das Modell ist in aufeinander aufbauende Schritte aufgeteilt und funktioniert ziel- sowie ergebnisorientiert.


Vorgehensmodell zur Digitalisierung
Abbildung 7: APP Vorgehensmodell zur Digitalisierung


Die Ausgangslage für eine erfolgreiche Digitalisierung bildet dabei die Identifikation von Potenzialen aufgrund einer bedarfsgerechten Analyse der Innen- und Aussensicht. Daraus werden Ziele abgeleitet, welche das Unternehmen im Rahmen des Digitalisierungspfades erreichen möchte.

Inhaltlich legt das Modell einen Fokus auf die tägliche Wertschöpfung und Arbeit im Unternehmen. Deshalb werden hauptsächlich Prozesse und die Organisation, die konkrete Leistung der Firma (meistens in Form von Produkten oder Services) sowie die Mitarbeitenden sowie Stakeholder und ihr Umfeld zur Festlegung der Handlungsfelder betrachtet. Die APP bezeichnet dies als Domänen der Digitalisierung.

Anhand von konkreten Projekten erfolgt anschliessend die Umsetzung. Die Identifikation der kritischen Erfolgsfaktoren ist dabei zentral. Einige der gängigsten werden im Modell selbst benannt. Je nach Branche, Grösse und Voraussetzungen der Unternehmung können weitere hinzukommen.

Wie eingangs erwähnt, sollten die Projekte regelmässig auf ihren Erfolg hin überprüft und bei Bedarf die Strategie angepasst werden. Es ist wichtig, nicht alles auf einmal tun zu wollen, sondern in für das Unternehmen bewältigbaren Schritten vorzugehen. So steht einer erfolgreichen Digitalisierung nichts im Wege.


Wer ist die APP Unternehmensberatung AG?

Seit über 40 Jahren unterstützt die APP ihre Kunden unter anderem mit Know-how in den Disziplinen Projektmanagement, Anforderungsmanagement, Prozess- und Organisationsmanagement, Beschaffung, Changemanagement sowie der Technologieberatung. Die über 80 Beraterinnen und Berater der APP haben in den vergangenen Jahren dutzende von Digitalisierungsprojekten erfolgreich geführt oder begleitet und Unternehmen bei der Definition ihres Digitalisierungspfades unterstützt.

Bei Fragen zum Fachartikel, zum APP Vorgehensmodell oder bei Unterstützungsbedarf für Ihre eigene Digitalisierung stehen Ihnen die Expertinnen und Experten der APP per Telefon unter 058 320 30 00 oder per E-Mail an office@app.ch gerne zur Verfügung.

Weitere Informationen finden Sie unter www.app.ch/digital.

Author

Roland Gfeller

Mitglied der Geschäftsleitung APP Unternehmensberatung AG, Leiter Marketing & Innovation, Leading Consultant