Digitalisierung im KMU: Diese 100 Fragen bringen das Unternehmen voran

Der Selbsttest hilft, Antworten auf die Kernfragen der Digitalisierung zu finden.

Mit Ihren Antworten auf diese Fragen erstellen sie Ihren unternehmensspezifischen Fahrplan für die «digitale Zukunft», der auf die Anforderungen und Bedürfnisse im Unternehmen ausgelegt ist.

Die Analyse hilft herauszufinden, welche Bereiche, des Unternehmens vom technischen Fortschritt am effektivsten profitieren. Der Fragenkatalog soll das Unternehmen dabei unterstützen, eine zielgerichtete Analyse und Bestandsaufnahme durchzuführen, den eigenen digitalen Reifegrad zu erkennen und Handlungsfelder für die Umsetzung herauszuschälen.

Und keine Angst, wenn Sie noch nicht allzu weit sind in der Digitalisierung, gemäss einer KMU-Studie der HWZ und «Digital Switzerland» haben noch viele Unternehmen sehr viel Potential. Wichtig ist vielmehr jetzt Gas zu geben.

Grafik: Digitaler Reifegrad Schweizer Unternehmen. Quelle: svenruoss.ch

Digitale Transformation: Wo stehen Sie mit Ihrer Firma?

Der Fragebogen soll als Inspiration dienen und unternehmensintern angepasst werden. Manche der Fragen werden für das jeweilige Unternehmen relevant sein, andere können hingegen vernachlässigt werden.

Die Antworten bilden eine gute Grundlage, um die Digitalisierung im Unternehmen voranzubringen, aber auch für den Dialog mit den Stakeholdern der Firma.

Schliesslich sollten die Antworten regelmässig neu beurteilt werden. Dies auf Basis des technischen Fortschritts in den Fachgebieten, die das Unternehmen betreffen und dem sich ändernden Kundenverhalten.

Abbildung: Dimensionen der Digitalisierung

Fragebogen: Wie fit ist Ihr Unternehmen in Sachen Digitalisierung?

Digitaler Wandel

• Ist die Digitalisierung integraler Bestandteil der Unternehmensstrategie?
• Wie verändern sich die Erwartungen und das Verhalten der Kunden aufgrund neuer technischer Möglichkeiten?
• Inwiefern erschwert die Erwartungshaltung der Kunden die Arbeit mit den aktuell implementierten Prozessen?
• In welchen Unternehmensbereichen ist die Digitalisierung bereits weit fortgeschritten?
• Welcher Bereich des Unternehmens würde am meisten von weiteren Digitalisierungsschritten profitieren? (Kosten/Nutzen Überlegung).
• Welche Hindernisse stehen dem digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen derzeit entgegen? (z.B. finanzielle, technische, prozessuale, kulturelle, etc.).

Strategie, Mitbewerber, Branche

• Wie weit fortgeschritten ist die Digitale Transformation in Ihrer Branche? (Benchmarking).
• Wie weit ist die Digitale Transformation in Ihrem Unternehmen generell fortgeschritten im Vergleich zu Ihrer Branche?
• Wie bewerten Sie Ihr Unternehmen im Vergleich zu Ihren direkten Konkurrenten hinsichtlich der Digitalen Transformation?
• Inwieweit lassen sich operationelle Prozesse und einzelne Geschäftsmodelle mit Hilfe von neuen Technologien komplett umstellen oder effizienter und skalierbarer gestalten?
• Verfügen Sie im Unternehmen über die notwendigen Qualifikationen, um die digitale Transformation zu meistern?
• Welchen technischen und personellen Bedarf hat Ihr Unternehmen für die ersten Schritte in Richtung Digitalisierung?
• Muss ich mir externe Hilfe bei Spezialisten holen? Kann ich mir externe Hilfe leisten?
• Haben Sie strategische Partnerschaften oder ein Netzwerk für Austausch und Zusammenarbeit im Bereich der Digitalisierung etabliert? Wo gibt es solche Netzwerke?

Chancen & Risiken

• Welche Auswirkungen haben die Veränderungen, die die Digitalisierung mit sich bringt, auf den Geschäftsbetrieb und die Mitarbeiter?
• In welchem Bereich sind weitere Digitalisierungsschritte am schnellsten zu realisieren, sodass diese Veränderung sowohl die Unternehmensführung als auch die Mitarbeiter überzeugt?
• Schafft die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen Chancen im Hinblick auf neu erschliessbare Märkte?
• Wie bewusst sind sich die Führungskräfte der Risiken und Chancen der Digitalisierung auf das Unternehmen (z.B. Verlust von Arbeitsplätzen, Vereinfachung der Aufgaben)? Wie gehen sie damit um?

Führung & Verantwortung

• Wie managen Sie in Ihrem Unternehmen den durch die Digitalisierung ausgelösten kulturellen Wandel? (z.B. Auflösung hierarchischer Strukturen, Zugang zu Knowhow etc.).
• Wie sind die Führungskräfte und Mitarbeiter auf die Veränderungen vorbereitet?
• Wie kann die digitale Transformation durch die Geschäftsleitung vorgelebt werden?
• Kommuniziert die Unternehmensleitung den Mitarbeitern, welchen Nutzen die Digitale Transformation mit sich bringt?
• Wer ist im Unternehmen für den Bereich der Digitalisierung verantwortlich? Wer treibt die Digitalisierungsprojekte voran?

Finanzierung des Digitalisierungsprozesses

• Existiert ein mittelfristiger Investitionsplan für die Digitalisierung im Unternehmen?
• Welche Kosten fallen für Ihre kurz-, mittel- und langfristigen Digitalisierungsprojekte an (z.B. Forschung & Entwicklung, Externe Beratung, Rekrutierung von Spezialisten, Anpassung der Infrastruktur)?
• Wie finanziert Ihr Unternehmen den Investitionsbedarf aufgrund technischer Neuerungen?
• Welche Finanzierungspartner können Ihrem Unternehmen bei der Umsetzung zur Seite stehen?
• Können Fördermittel für geplante Digitalisierungsvorhaben angezapft werden?
• Welche alternativen Finanzierungsmöglichkeiten gibt es, die im Zuge der Digitalisierung für die Finanzierung von Projekten angeboten werden?

Mitarbeiter & Unternehmenskultur

• Ist die Förderung der digitalen Mitarbeiterkompetenz Teil der Unternehmensstrategie?
• Kennen alle Personen im Unternehmen die «Digital-Strategie» bzw. die Unternehmensstrategie für das «digitale Zeitalter» und stehen dahinter?
• Wissen die Mitarbeiter, was ihnen die Digitale Transformation persönlich bringt und ermöglicht?
• Kennen die Mitarbeiter den Nutzen der Digitalisierungsprojekte im Unternehmen?
• Wie hoch ist der Anteil Ihrer Mitarbeiter mit einer hohen Bereitschaft zur Nutzung neuer digitaler Technologien?
• Verfügen Sie über Mitarbeiter mit Digitalisierungskompetenzen (z.B. in Bezug auf Datenanalyse, Standard- und Kollaborationstools, Digitales Projektmanagement)?
• Welche Rolle spielt der Know-how-Transfer an Ihre Mitarbeiter im Umgang mit neuen Technologien und digitalen Kommunikationskanälen?
• Welche Mitarbeiter sind dazu geeignet, die Transformationsprozesse zu begleiten und die Unterstützung der restlichen Mitarbeiter zu sichern?

Innovation

• Wie weitgehend prüfen Sie, ob und wie Ihre Haupttätigkeiten durch neue Technologien unterstützt werden können?
• Inwieweit prüfen Sie, ob und wie die neuesten Technologien genutzt werden können, um Routineabläufe und Prozesse zu digitalisieren und automatisieren.
• Verfügt Ihr Unternehmen über ein strukturiertes Vorgehen zur Planung und Steuerung von digitalen Innovationen?
• Nutzen Sie das Know-how der Mitarbeitenden indem diese aus eigener Initiative handeln und Ideen einbringen?

Organisation & Operative Agilität

• Wie schnell kann Ihr Unternehmen aufgrund seines derzeitigen Digitalisierungsgrades auf Veränderungen im Markt- und Technologieumfeld reagieren?
• Ist in Ihrem Unternehmen ein systematisches Change Management (Veränderungsmanagement) verankert und ist ein Verständnis von Digitalisierung als Change- resp. Transformationsprozess etabliert?
• Welche Auswirkungen hat die digitale Transformation auf die Kultur des Unternehmens sowie die Arbeitssituation der Angestellten?

Vertrieb

• Wie weit fortgeschritten ist die Digitale Transformation im Vertriebsbereich Ihres Unternehmens?
• Ist sich Ihr Unternehmen des Potenzials der Digitalisierung für die Gestaltung der Kundenbeziehungen bewusst?
• Verfügt Ihr Unternehmen über einen vollständigen Überblick über alle Kundeninteraktionen?
• Nutzt Ihr Unternehmen Daten zur Optimierung der Investitionen in Marketing und bezahlte Werbung?
• Wird regelmässig Kundenfeedback mit digitalen Tools eingeholt und ausgewertet?

Kommunikation

• Wie weit fortgeschritten ist Ihr Unternehmen in der digitalen Kommunikation?
• Verwenden Sie für Ihre Kundenkommunikation Daten z.B. aus dem CRM-System oder einer Kundendatenbank, um die Kundenpflege zu personalisieren?
• Nutzen Sie soziale Medien (z.B. LinkedIn, Facebook, Instagram, Google MyBusiness) und digitale Kanäle (z.B. Website, Blog, Newsletter, Online-Plattformen) für die Unternehmenskommunikation?
• Können Sie über digitale Kanäle mit potenziellen Kunden interagieren und so regelmässig neue Kunden gewinnen?

Produkte & Dienstleistungen

• Über welche digitalisierten Produkte und Dienstleistungen verfügt das Unternehmen bereits?
• Wie hoch schätzen Sie die Umsatzsteigerung ein, die Sie für Ihr Unternehmen mittelfristig als Folge der Digitalisierung von Produkten und Dienstleistungen erwarten?
• Wie hoch schätzen Sie die Kosteneinsparungen ein, die Sie für Ihr Unternehmen mittelfristig durch digitale Lösungen erwarten?
• Inwieweit bietet und entwickelt Ihr Unternehmen auf Basis digitaler Kundeninformationen und Datenmodelle prognosegestützte Dienstleistungen und Produkte an?
• Können Ihre Kunden digitale Kanäle und Plattformen nutzen, um Dienstleistungen und Produkte individuell zu konfigurieren und zu kaufen (z.B. Online-Produkt-Konfigurator, Beratung über Website anfordern, Termine online reservieren)?
• Hat Ihr Kunde die Möglichkeit, seine Anliegen selbstständig online zu erledigen, z.B. in einem Selbstbedienungsportal, Online-Shop oder auf der Website?

Prozesse & Rahmenbedingungen

• Inwieweit werden Prozesse hinterfragt und mit Hilfe digitaler Techniken teilweise oder ganz neugestaltet?
• Wie fortgeschritten sind Sie mit der Digitalisierung und Automatisierung administrativer Abläufe?
• Werden Projekte zur Umsetzung von Digitalisierungslösungen in "agilen Arbeitsformen" (z.B. in Form von selbstorganisierten Teams) durchgeführt?
• Inwieweit sind die Mitarbeiter an der Gestaltung digitaler Prozesse und Technologien beteiligt (Mitwirkung)?
• Gibt es Regelungen für den Einsatz digitaler Technologien in Ihrem Unternehmen?

Data Analysis

• Führen Sie Analysen auf der Grundlage vorhandener Daten durch? (z.B. Kundendaten, Prozessablaufdaten, Vertriebsdaten, etc.).
• Welche Massnahmen (z.B. hinsichtlich Umsatzsteigerung, Kundengewinnung, Prozesseffizienz, Unternehmenskultur) werden aus digitalen Analysen abgeleitet?
• Gibt es ungenutzte Daten, die Sie nutzen könnten, um daraus Erkenntnisse zu gewinnen?
• Kann die von Ihrem Unternehmen eingesetzte Technologie mehrere Bereiche gleichzeitig analysieren, um ein Gesamtbild zu gewinnen?
• Haben Sie im Unternehmen einen Überblick, welche Daten an welchen Stellen gesammelt werden?
• Gibt es in Ihrem Unternehmen mindestens einen Mitarbeiter mit hoher Datenkompetenz?

IT, Sicherheit, Datenschutz

• Wie viele Arbeitsplätze in Ihrem Unternehmen sind mit mobilen Endgeräten (z.B. Smartphones, Tablets) ausgestattet?
• Nutzen Sie direkte Datenschnittstellen für den Informationsaustausch mit Ihren Lieferanten, Partnern und Kunden?
• Auf welche Weise gewährleisten Sie die Sicherheit Ihrer IT-Systeme und (Kunden-)Daten (z.B. durch eine Cyber-Sicherheitsstrategie)?
• Greifen Sie in Ihrem Unternehmen bereits auf künstliche Intelligenz zurück (z.B. Machine Learning, Deep Learning, intelligente Softwaresysteme, die selbstständig Prozesse initiieren)?
• Welchen Einfluss haben die Richtlinien der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) auf mein Unternehmen?
• Wie müssen diese unter Berücksichtigung der Transformationsprojekte berücksichtigt werden?

Finanzierung der Digitalisierung in Schweizer KMU

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